ניהול עסק, הוא מכלול פעולות הנחוצות לתפקוד תקין של כל עסק באשר הוא. ללא התנהלות וניהול נכונים, העסק עלול לסגור את שעריו במהרה. כדוגמא ניתן למצוא לא אחת עסקים הנעלמים בתוך תקופה קצרה כלעומת שבאו, ואף חברות ענק הנסגרות כאשר ברוב המקרים מדובר בניהול שגוי וקבלת החלטות לא נכונות בעסק. בעולם הדיגיטל רבים מבעלי העסקים מצאו דרך לנהל את העסק בקלות. הכוונה היא כמובן למעבר לאוטומציה או במקרה זה תוכנת ניהול עסק.
במאמר זה נתמקד ביתרונות הרבים של שימוש בתוכנה לניהול עסק, הכוללת בין היתר את השימושים הנפוצים שבעלי עסקים עושים עם תוכנות אלו. כאן המקום לציין כי צרכי הניהול משתנים בין עסק אחד לאחר ובין תחום כזה למשנהו ולכן, כאשר בוחנים שימוש בתוכנה לעסק, רצוי לבחון האם התוכנה עונה על הצרכים המבוקשים של העסק וכמו כן חשוב לבדוק את נוחות השימוש עוד בטרם תחילת העבודה עימה.
פיצ'רים חכמים חוסכים זמן יקר
בעבר הלא רחוק, עסקים נאלצו להסתרבל עם ערימות דפים ומסמכים רק כדי לסכם פעילות עסקית של טווח חודשים מסוים – מה שכמובן גזל זמן יקר ומשאבים ולא אחת קרה כי סיכומים אלו התבססו על נתונים חסרים או שגויים. כיום מרבית העסקים כבר נמצאים בדיגיטל, מה שאומר כי פעולות ניהול רבות נעלמו, או ליתר דיוק עבור לתוכנות אוטומטיות העושות את פעולות האלו בלחיצת כפתור. כשבוחנים את יתרונותיה של תוכנת ניהול עסק, ניתן לראות כי זו עושה את כל הפעולות החשובות לעסק החל מניהול דוחות הכנסות והוצאות, דרך ניהול זמן ויומן פגישות ועד לניהול קשרי לקוחות ושליחת רשימות דיוור אוטומטיים.
רוב תוכנות אלו מציעות פ'יצרים חכמים החוסכים זמן יקר ומשאבים כמו כוח אדם. כך למשל ניתן למצוא פ'יצר המדווח לבעל עסק על יעילות העובדים ושולח סיכום שבועי/חודשי/שנתי על מגמת השינוי (לטוב ולרע) של עובדי העסק. למרות שלכאורה מדובר בפ'יצר פשוט, אך לו תועלת רבה בדגש על זיהוי תהליכים בקרב העובדים ומדידת שינוי ארגוני בתוך העסק.
הפונקציות הבסיסיות של תוכנת ניהול עסק
רוב החברות המציעות תוכנת ניהול עסק, מרכזות מספר פונקציות מרכזיות והן:
ניהול לידים – כבר בתחילת התהליך מול לקוח כאשר זה משאיר פניה חדשה שבו הוא מתעניין במוצר או שירות של העסק, זה הזמן לנהל את פניות אלו בצורה נכונה. כך ניתן יהיה למדוד אחוזי סגירה והמרות, לשייך את הלידים לפי מחלקה בעסק או עובד מסוים, לייבא לידים ישירות בדף הנחיתה או האתר של העסק ועוד. כמו כן, ניתן ליצור סיכום שיחה ובו יצירת התראה חדשה למועד מאוחר יותר למשל במקרים בהם הלקוח טרם החליט האם לבצע רכישה. עוד על ניהול לידים.
ניהול לקוחות – ניהול מאגר הלקוחות, הוא אחד החשובים לכל עסק המעוניין בקהל לקוחות קבוע וכזה שיחזור ויבצע שוב רכישות. תוכנת ניהול עסק מאפשרת לנהל את הלקוחות בצורה הטובה ביותר בדגש על ניהול קשרי לקוחות דרך רשימות דיוור כמו מיילים וסמסים, כרטיסיית לקוח ובו פרטים מזהים על הלקוח, שיוך למחלקה או קטגוריה רלוונטית, מעקב ובקרה אחר הנעשה ועוד. עוד על ניהול לקוחות.
ניהול עובדים – רוב תוכנות אלו לא בהכרח מציעות אפשרות ניהול שעות עבודה, אלא יותר מעקב פעילות בפועל. כלומר, באמצעות תוכנה זו תוכלו לבחון את היעילות של עובד כזה או אחר, לנטר פעילות בזמן אמת, לבחון רלוונטית ולפקח מקרוב על הנעשה בעסק.
דואר פנימי בארגון – תוכנת ניהול עסק מאפשרת לשלוח מייל פנים ארגוני שבו ניתן לשלוח משימות והתראות לפי קבוצת עובדים (מחלקה) או ליצור פגישות שבהן יצוינו המשתתפים הרלוונטיים.
ניהול יומן – אחת הפונקציות היותר שימושיות בקרב בעלי עסקים. למעשה כמעט כל עסק זקוק לניהול יומן מסודר וכזה המאפשר להרוויח זמן יקר, לצמצם "קרחת שעות" ובעצם לאפשר גמישות וסדר הנחוצים כ"כ לעסק. עוד על ניהול יומן.
חשבוניות – מרבית תוכנות לניהול עסק מאפשרות גם ליצור חשבוניות, הזמנות עבודה, הצעות מחיר וכדומה באמצעות התוכנה. פונקציה זו חוסכת מכם התרוצצות מיותרת בין תוכנה לניהול עסק לבין מערכת ניהול חשבוניות. הערה: יש לבדוק כי המערכת מוכרת ע"י רשויות המיסים בישראל, וכי אלו מאפשרות חתימה דיגיטלית.
הזמנות – עסק טוב, הנותן את השירות הטוב ביותר! ואין כמו לנהל הזמנות בדגש על סדר ויעילות. גם לקוחות יודעים לזהות עסקים מסודרים המצטיירים כעסקים בעלי סמכות ואמינים, לעומת עסקים מפוזרים הנחשבים לבעלות פוטנציאל לבעיות.. ניהול הזמנות במערכת, יאפשר לנהל את הזמנות הלקוחות ואף הזמנות ספקים כך שהעסק התייעל יותר ויהיה מסודר הרבה יותר..!
דוחות – גם אם מעולם לא ניתחתם את הפעילות העסקית, אין זה אומר כי מעתה לא תוכלו לעשות זאת. יתרה מכך, מצידכם הדבר לא ידרוש כמעט מאומה. המערכת תדע לייצר דוחות עסקיים הן מבחינת התנהלות כספים ודוחות הכנסות הוצאות/רווח והפסד, והן בכל הנוגע לסקירה רוחבית על הפעילות העסקית של העובדים ולקוחות העסק.
השימוש בפועל של תוכנת ניהול עסק
בעידן האינטרנט רוב התוכנות עברו לענן – מה שמאפשר סנכרון בזמן אמת בתוך העסק. כנ"ל תוכנת ניהול עסק ברוב המקרים היא מבוססת ענן וכזו אשר תשב על שרתי העסק או אצל שרתי אירוח חיצוניים. במקרה של שרת חיצוני, יש לתת דגש על אבטחת המידע. הרי לא תרצו לגלות יום אחד כי המידע של העסק שלכם זלג למתחרים.. לכן, יש להשתמש בשרתים המציבים חומות אש חזקות והגנה מתקדמת בפני פריצות, קוד זדוני ועוד.
נקודה נוספת והכרחית היא גיבוי המידע. ככל ומדובר בשרתים אמינים ושל חברות גדולות, לרוב גיבוי המידע יעשה באופן אוטומטי ובתדירות גבוהה.
תוכנת ניהול עסק מותאמת אישית
הבחירה האם לעבור לאוטומציה לא תמיד קלה, בייחוד בעסק פעיל וותיק מזה שנים. יחד עם זאת, ישנם מקרים בהם המעבר יכול להיות קל ומהיר כמו זה של חברת BIZZT. חברתנו מציעה מגוון כלים לניהול העסק אשר בראשה תוכנת ניהול עסק מתקדמת הכוללת את כל הפיצ'רים והפונקציות הנחוצות לכל בית עסק בישראל. כמו כן, אנו מציעים את תוכנה זו בהתאמה אישית ככל והעסק שלכם זקוק לו. בנוסף שמנו דגש על עניין אבטחת המידע והנתונים שלכם וכן, תמצאו אצלנו שירותי תמיכה מסביב לשעון בקרה וייעוץ הכוללים גם ייעוץ וליווי בעת המעבר לאוטומציה. לקבלת פרטים מלאים, חבילות ועוד – צרו קשר עוד היום על נציג החברה.
